电子邮件由于其速度快、廉价、容量大等等优势正在逐步代替书面邮件。在企业中，电子邮件更是企业办理者少不了的一个工具。可是，随着电子邮件的推行，也带来了一个新的问题。如不少电子邮件用户发现，由于误删去等等原因，电子邮件会丢掉。故他们期望CIO可以设计一套完善的邮件数据维护机制，来保证电子邮件数据不被丢掉。
确实，国内许多企业在电子邮件数据的维护办法上做的并不到位。其实这并不是技术上面部性。一方面是由于用户或许没有把避免邮件丢掉这件工作放在心上;二是由于安全与便当性或许存在一定的抵触，当他们产生对立时用户会挑选便当性。正是由于这些原因，用户一开始并不重视对邮件数据的维护。当发现邮件丢掉了，才悔恨不及。为此，笔者这里就给大家介绍几个绝技，来协助大家避免邮件的意外丢掉。
一、重要邮件最好保存在服务器上。
现在接纳邮件主要有两种方法。一是从网页中直接进入邮箱服务器进行收取;二是经过邮箱客户端去读取邮件。这两种方法比较，经过客户端来收取邮件相对来说便当一点。为此，大部分企业现在都是经过邮件客户端来收取邮件的。不过在邮件客户端收取邮件时，有一个比较特别的设置，即用户可以挑选邮件收取后是否要在服务器上保存邮件备份。
假如挑选保存的话，那么即时在客户端上收取邮件在服务器上依然会有这个邮件的备份;甚至在客户端上删去的话，电子邮件依然不会从服务器上删去。可是，这有一个不利因素，即假如企业垃圾邮件控制不力的话，由于服务器上的邮件并不会随着客户端邮件删去而删去，故很容易导致用户邮箱爆满。而假如用户邮箱满了的话，会形成一个很严重的结果，即收不到新的邮件。故在邮箱服务器上保存邮件备份有好也有坏。
假如挑选客户端接纳邮件后再服务器上删去的话，那么当客户端上接纳邮件后，电子邮件一起从邮箱服务器中删去。如此的话，当客户端出现毛病打不开邮件时，由于邮箱服务器中邮件已经删去，用户将不可以康复原有的邮件。这会给用户带来很大的丢掉。不过有时分即便删去电子邮件也是必须的，由于这可以避免由于垃圾邮件、广告邮件等原因形成邮箱的爆满，而导致邮箱回绝接纳新的邮件。
所以，保存或许删去两种方法，都不是很好的办理方法。笔者现在采取的是有挑选的删去方法。即当客户端从服务器下载邮件之后，服务器并不会删去邮件。可是假如在客户端上把某个邮件删去了，在客户端会把这个信息传递给邮箱服务器，那么服务器也会同步把这个邮件给删去了。如此的话，在客户端上删去的一些无用的邮件，就不会一直存放在邮箱服务器中了。然后就可以避免由于垃圾邮件等原因形成的邮箱爆满的问题。一起也可以让一些重要的邮件在服务器上保存备份，然后进步电子邮件数据的安全性。现在大部分邮件客户端，都有类似的设置。笔者主张CIO在布置邮箱应用的话，可以参阅这种装备。
二、避免邮箱爆满导致邮箱拒收邮件。
无论是企业自己的邮箱服务器，还是租借他人的服务器，办理员往往会给用户一个容量上的限制。否则的话，硬盘的空间很容易被用光。可是，这会产生一个负面效果。即假如某个用户的邮箱满了的话，则很或许会导致邮件的拒收。用户在发邮件时基本上都会遇到邮件被拒收的状况，这大部分原因便是由于对方邮箱满了的原因所形成的。当用户的邮箱拒收对方的邮件时，就有或许一些重要的信息用户收不到，然后给企业用户形成不必要的丢掉。
为了避免邮箱爆满而拒收邮件，CIO该采取什么办法来防治出现这种状况呢？笔者现在是选用了如下几个方法。
一是邮箱容量自动提示功用。笔者现在给每个用户的邮箱容量为1000M。假如邮件内容中没有图片等要素的话，这个容量基本上可以满足用户的需求。可是有时分职工需要经过邮箱来发送图片，那么这个空间的使用量就要比较高。笔者为了避免用户邮箱爆满，在邮箱容量上进行了自动监督。当邮箱的剩余空间容量不到10%的时分，体系就会发邮件奉告用户以及邮箱体系办理员，奉告这个用户的邮箱快满了，要及时整理邮箱。一起会提示用户假如邮箱满了的话会拒收一切的邮件。经过这个办法可以提示用户及时的整理邮件，避免不比要的丢掉。当然，假如职工觉得邮箱服务器中的邮件都是很重要的，那么可以向体系办理员请求，夸大邮箱容量。
二是设置用户可以在客户端中删去邮箱服务器中的邮件。大部分用户喜欢在客户端中删去邮件。有时分用户往往会产生疑问，说他们分明已经删去了邮件，为什么服务器上还有呢？本来他们仅仅在客户端上删去邮件，没有在服务器端上删去。并不是一切的客户端都支撑客户端与服务器一起删去邮件的功用。如有一种邮件现在为MAP，它就不支撑这个功用。为此CIO在挑选邮箱客户端以及邮件协议的时分，最好可以选用支撑在客户端删去邮箱服务器邮件的功用。即在客户端上删去邮件的时分，一起从服务器上删去。如现在常用的POP3等邮件协议都支撑这个功用。
三是经过对附件巨细的限制，来避免邮箱空间被过度占用。笔者在邮箱服务器中，对接纳邮件与发送邮件的附件巨细都作了控制。一般状况下，邮件附件的巨细不可以超越2M。假如超越的话，就会过滤掉附件的内容。一起，会向用户反馈错误信息。假如用户有特别需要的话，那也可以向办理员请求。办理员会依据用户的需要，然后调整邮件附件的巨细。不过通常状况下都会对其附件巨细进行设置，而不会给其一个无限的附件巨细。
四是关于拒收或许拒发的邮件要给用户一个提示信息。在服务器上可以对此进行设置。假如邮箱服务器拒收某个邮件可是又没有给发送方提供提示的话，那么发送方以为用户已经接纳到邮件了，其实用户却没有收到。此刻就会产生数据的丢掉，然后形成不必要的丢掉。为此笔者主张，在服务器上最好敞开这个提示信息的选项，当邮件不可以正常接纳或许发送的话，要给用户一个提示信息。
三、病毒防火墙的设置。
现在病毒四处横行。邮件也是病毒传播的一个很好的途径。为了保证邮件病毒不对企业网络产生损害，企业往往采取病毒防火墙，来对邮件进行扫描。笔者企业也布置了病毒防火墙，最大限度的把病毒邮件阻隔出来。不过病毒防火墙假如设置不妥的话，则或许会给形成邮件的丢掉。
如有些病毒防火墙的工作原理比较简单。当发现邮件中有带病毒的附件时，就会把整封邮件封杀掉，根本不从接纳邮件。可是我都知道，病毒防火墙其有时分也会误伤好人，会把不带病毒邮件当作有病毒，然后回绝接纳。如此的话，就会给用户形成丢掉。为此笔者以为，在病毒防火墙的设置上，最好可以人性化一点。即不可以让邮件病毒损害企业内部网络，一起也要可以避免邮件被不正常的阻挠。
如当病毒防火墙遇到邮件有病毒的状况，依然可以接纳邮件，不过会进行特别的处理。如发现是附件有病毒，那么病毒防火墙或许邮箱服务器只会阻隔附件，可是邮件的正文依然可以抵达目的地。并且会给用户一个提示信息，就说邮件的附件置疑有病毒被阻隔。然后给用户一个提示。假如用户确认这个附件是安全的，那么可以叫体系办理员来处理。另外，被拦截的邮件最好可以在病毒防火墙或许邮箱服务器那儿可以找到备份。也便是说，邮箱服务器会接纳任何邮件，即便邮件中有病毒。仅仅当他以为邮件有病毒的话，不会转发给用户，而是放在邮箱服务器的阻隔区内。如此当用户对邮件是否有病毒有疑问，或许确实需要这封邮件时，则办理员依然可从邮箱服务器的办理区内查找邮件。所以病毒防火墙或许在服务器上实现的垃圾邮件拦截战略等等，最好都可以让服务器先接纳病毒或许垃圾邮件，仅仅不转发给用户。如此后续操作就有一个缓冲的余地。毕竟病毒防火墙或许邮箱服务器的垃圾邮件战略判断并不是百分之百的准确。
